CONTINUACIÓN... PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

3.3 Tipos de Planes.

La falla de algunos gerentes en reconocer que existen diferentes tipos de planes ha ocasionado con frecuencia dificultades en conseguir que la planeación sea efectiva. Es fácil ver que un programa importante, como el de construir y equipar una nueva fábrica es un plan. Sin embargo, algunos otros cursos de acción futuros también son planes. De hecho, un plan puede abarcar cualquier curso de acción futuro, lo que demuestra con claridad que los planes son variados. Aquí se clasifican como 1) Propósitos o Misiones, 2) Objetivos, 3) Estrategias, 4) Políticas, 5) Procedimientos, 6) Reglas, 7) Programas y 8) Presupuestos. En un cierto grado son una jerarquía.

Propósitos o Misiones. La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de una empresa o agencia o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene, o al menos debe tener para que tenga algún significado, propósitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la sociedad. Por lo general, el propósito de un negocio es la producción y distribución de bienes y servicios.

Objetivos. Los objetivos o metas son los fines hacia los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan no sólo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el que se encaminan la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Aunque los objetivos de la empresa son el plan básico de la misma, un departamento puede tener también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo.

Estrategias. Durante años los militares usaron la palabra “estrategias” para referirse a planes grandiosos diseñados de acuerdo con lo que se creía que pudiera no hacer un adversario. Aunque el término “estrategias” por lo general sigue teniendo una implicación competitiva, los generales lo usan cada vez más para reflejar áreas amplias de la operación de una empresa.

Tres definiciones muestran los usos más comunes del término estrategias: 1) programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales; 2) el programa de objetivos de una organización y sus cambios, los recursos utilizados para alcanzar estos objetivos y las políticas que rigen la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos, y 3) la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr estas metas.

Políticas. Las políticas son también planes en el sentido de que son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son “declaraciones”; con frecuencia tan sólo se sobrentienden de las acciones de los gerentes. Por ejemplo, puede ser que el presidente de una compañía siga estrictamente (quizá más bien por conveniencia que como política) la práctica de otorgar ascensos al personal dentro de la empresa; la práctica se puede interpretar como una política que siguen cuidadosamente los subordinados. De hecho, uno de los problemas de los gerentes es asegurarse de que los subordinados no interpreten como políticas las decisiones administrativas de poca importancia, cuya intención no es ser utilizadas como patrones.

Procedimientos. Los procedimientos son planes que establecen un método requerido de manejar las actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento y detallan la forma exacta en que se deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronológicas de acciones requeridas.

Reglas. Las reglas explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción en esto. Por lo general son el tipo de plan más sencillo. Con frecuencia se confunden las reglas con las políticas o los procedimientos. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar un orden de tiempo. De hecho, el procedimiento se podría considerar como una serie de reglas.

Programas. Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción; por lo general están respaldados por presupuestos.

Presupuestos. Un presupuesto es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede considerar como un programa “llevado a números”. De hecho, al presupuesto financiero de operaciones se le conoce como un “plan de utilidades”. El presupuesto se puede expresar en términos financieros o en términos de horas de trabajo, unidades de producto, horas-máquina, o cualquier otro término medible numéricamente. Se puede relacionar con operaciones, como es el caso del presupuesto de gastos; puede reflejar desembolsos de capital, como lo hace el presupuesto de gastos de capital; o puede mostrar el flujo de efectivo, como lo hace el presupuesto de efectivo.